Informazioni utili sul pagamento delle sovvenzioni umanitarie

Sovvenzioni approvate

Una volta ottenuta l’approvazione, per ottenere il via libera al trasferimento dei fondi è necessario:

• Inviare alla Fondazione il modulo della convenzione finanziaria firmato da entrambi i partner, il modulo per i pagamenti debitamente compilato e tutte le donazioni.
• Se gli sponsor della sovvenzione decidessero di inviare le loro donazioni direttamente al progetto anziché alla Fondazione, essi saranno tenuti a inviare la documentazione che comprovi il deposito dei fondi su un fondo intestato al progetto.
• Soddisfare tutte le condizioni di pagamento. Tali requisiti sono indicati nella lettera di approvazione e nella convenzione finanziaria.

Procedura per il trasferimento dei fondi

Una volta soddisfatti tutti i requisiti, sono necessarie dalle quattro alle sei settimane prima che il progetto riceva i fondi della sovvenzione (attraverso l’invio di un assegno o depositati direttamente sul conto corrente intestato al progetto). Il tempo necessario per il completamento del trasferimento dipende da diverse variabili: le norme bancarie internazionali, le restrizioni valutarie, il metodo di pagamento e l'eventuale coinvolgimento di un ufficio internazionale o un agente fiscale.

Esistono tuttavia una serie di misure che i Rotariani possono prendere per accorciare i tempi necessari al trasferimento dei fondi.

• Leggere attentamente la notifica dell’approvazione della sovvenzione. Sono numerose le informazioni importanti in essa contenute, incluse le condizioni pagamento.
• Per quanto riguarda le sovvenzioni paritarie, effettuare le donazioni attraverso i FODD, anziché in contanti (le donazioni in contanti richiedono infatti più tempo per essere completate).
• Se il finanziamento di una sovvenzione paritaria includesse delle sovvenzioni in contanti, sarebbe meglio depositare tali somme direttamente sul conto corrente bancario del progetto, inviando al contempo alla Fondazione un documento rilasciato dalla banca che certifichi l’avvenuto deposito dei fondi (si prega di notare che le donazioni depositate direttamente sul conto corrente del progetto non verranno considerate per il raggiungimento del riconoscimento Paul Harris Fellow).
• Assicurasi di annotare sull’assegno della donazione il numero della donazione stessa ; in caso di ricorso al bonifico bancario, informate il coordinatore della sovvenzione della donazione.
• Inviate le richieste di sovvenzione all’inizio dell’anno rotariano. La maggior parte delle sovvenzioni viene distribuita tra luglio e ottobre, in quanto la maggior parte delle sovvenzioni viene ricevuta e approvata verso la conclusione dell'anno. In aggiunta, le sovvenzioni distrettuali semplificate vengono assegnate e distribuite a luglio. Inoltrando la vostra richiesta di sovvenzione paritaria all’inizio dell’anno , eviterete possibili ritardi nella ricezione dei fondi durante i mesi di maggiore attività (luglio – ottobre.
• Tempilata in modo debito e accurate il modulo per I pagamenti rotariani.

Conti correnti intestati al progetto

I Rotariani devono attenersi a una serie di regole al momento dell'apertura di un contro bancario. Al fine di garantire la completa trasparenza, la Fondazione richiede a club e distretti di aprire conti separati per la ricezione dei versamenti. In alcuni è difficile aprire un secondo conto, per questo ai club è concesso di aprire un sotto-conto con il proprio a condizione che essi dispongano di un sistema che consenta di registrare tutte le entrate e le uscite del progetto. Tutti i conti correnti devono essere controllati dal Rotary: ciò significa che un dirigente di club o distrettuale deve essere firmatario del conto. Ogni conto deve disporre di due firme rotariane. I conti devono essere intestati al club o la distretto e devono soddisfare le direttive stabilite dal RI. In alcuni Paesi, i club non sono autorizzati ad aprire conti nel nome del club. In questo caso, la Fondazione accetterà i nominativi di due club o distretti sotto la sezione “Firma”. 

È fondamentale che gli sponsor della sovvenzione compilino debitamente il modulo per i pagamenti. La banca può fornire gran parte delle informazioni richieste dal modulo. È inoltre importante distinguere tra il numero cardinale “Ø” e la lettera “O”. Di seguito troverete un elenco di definizioni e codici utilizzati nel modulo per i pagamenti.

DEFINIZIONI E CODICI BANCARI I seguenti codici sono utilizzati per il trasferimento di fondi tramite bonifico bancario. Il tipo di codice necessario dipende dal Paese dell'istituzione banca beneficiaria del bonifico.
Codice SWIFT	Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication -Codice di 8 cifre utilizzato per identificare l’ufficio primario di un’istituzione finanziaria. -Il codice è composto da: 4 caratteri – codice della banca 2 caratteri – codice ISO del Paese 2 caratteri – codice della città -Utilizzato per bonifici internazionali.
Codice BIC	Bank Identifier Code (simile al codice SWIFT) - Questo codice consente di inviare un bonifico direttamente a una specifica succursale di un istituto finanziario. -Il codice è composto da 11 cifre: 4 caratteri – codice della banca 2 caratteri – codice ISO del Paese 2 caratteri – codice della città 3 caratteri – codice succursale
IBAN	International bank account number -Numero che identifica un unico conto bancario per transazioni all’interno di Paesi europei. -Può contenere fino a 34 caratteri alfanumerici a seconda del Paese in cui vengono inviati i fondi: -I primi due caratteri identificano il Paese in cui viene mantenuto il conto; -I secondi 2 caratteri sono utilizzati per confermare la correttezza del numero IBAN; -I caratteri restanti indicano la banca locale e il numero di conto corrente.
Codici Sort	Identificano una succursale di un istituto bancario.  -Utilizzati principalmente nel Regno Unito. -Contengono sei cifre, normalmente divise in gruppi di due separate da un trattino (es. XX-XX-XX). -2 cifre per il codice bancario, 1 cifra per il codice del Paese e 3 cifre per il codice della succursale.
Codice BSB	-Codice simile a quello Sort. -Usato principalmente in Australia.
ABA routing number	-Si tratta di un codice di 9 cifre che identifica le istituzioni bancarie americane e viene richiesto per tutti i trasferimenti di fondi negli USA. -Le prime due cifre devono essere comprese tra 00 e 12, oppure 21 e 32, o 61 e 72.
U.S. correspondent bank (banca corrispondente USA)	Si tratta di una banca che accetta depositi e offre servizi bancari a altri istituti finanziari. Tali banche svolgono un ruolo essenziale nel trasferimento internazionale di fondi (al di fuori degli USA). Le informazioni necessario per il pagamento a questa banca includono: -Nome e indirizzo della banca corrispondente. -ABA routing number della banca corrispondente.

Il Rotary International raccoglie donazioni e quote sociali in oltre 30 diverse valute in circa 200 Paesi. Il Rotary International mantiene inoltre relazioni bancarie in diverse aree del mondo per mettere a disposizione dei propri soci i metodi più efficaci e affidabili per effettuare e ricevere pagamenti. Per cercare di gestire al meglio il contante a disposizione, il Rotary cerca di utilizzare laddove possibile la moneta locale.