로타리재단 관리위원회는  로타리재단에 대한 전세계 로타리안들의 기부금을 "세계평화 및 선의 증진에 대한 염원과 노력이 반영된 자발적인 기부"로 규정하였다. 따라서 재단 프로그램 및 프로젝트 수행에 있어 재단 기금에 대한 엄격한 관리, 즉 스튜어드십을 강조한다.  특히, 스튜어드십에서 가장 중요한 것은 보조금 프로젝트에 대한 정확한 보고서를 기일 내에 제출하는 것이다.

보고서 제출 규정

재단 관리위원회는 보조금 프로젝트가 시행되는 동안 매 12개월 마다 진행보고서를, 그리고 프로젝트가 종료된 후 2개월 이내에 최종보고서를 제출하도록 요구하고 있다. 보고서 양식 다운로드. 

보고서를 기일 내에 제출하지 않은 클럽들은 더 이상 재단 보조금을 신청할 수 없다. 또한 보조금을 수령한 지 21개월이 지나도록 수용할 만한 진행보고서를 제출하지 않은 클럽들은 스튜어드십을 준수하지 않은 클럽으로 규정, RI 웹 사이트를 통해 공개된다.

보조금 프로젝트 보고서 미제출 클럽/지구 명단

보조금 프로젝트 보고서 미제출 클럽/지구 명단 에 등재된 클럽/지구들은 보조금을 수령한 후 21개월이 지나도록 보고서 제출 의무 규정을 이행하지 않은 클럽/지구로서 프로젝트 파트너로서의 자격이 의심스러운 클럽/지구로 간주될 수 있다.

보고서 미제출 클럽/지구 명단은 분기마다 업데이트된다. 따라서, 아직까지 제출하지 않았던 진행보고서나 최종보고서를 모두 제출하면 이 명단에서 제외된다. 보고서 미제출 프로젝트에 관해 질문이 있을 경우  인도주의 보조금 프로그램 부서 직원 (PDF)에게 하면 된다. 미제출된 보고서가 재단에 도착되면, 해당 스폰서 클럽/지구의 이름이 '미제출 클럽/지구 명단'에서 제외된다. 

프로젝트 보고서 제출율 분석 보고

'프로젝트 보고서 제출율 분석 보고'는 각 클럽과 지구의 보조금 보고서 제출율을 70% 이상으로 향상시키기 위해  2006년 4월 부터 시작된 프로그램으로서, 각 지구/클럽의 인도주의 보조금 프로젝트에 대한 보고서 제출 여부를 1년에 2회씩 조사하여 보고서 제출율이 2회 연속 70% 미만인 지구에 대해 재단 보조금 프로그램 일시 중지(suspension) 조치를 단행하고 있다. 보조금 프로젝트 보고서 제출 여부에 관한 통계는 4월 및 10월 재단 관리위원회가 열리는 날짜로부터 약 1달전에 집계된다.

재단 관리위원회는 2008년 4월 회합에서 보고서 제출율을 100% 달성한 190개 지구에 대해 '재단 기금을 엄격하게 사용하여 모든 로타리 지구의 귀감이 된 것을 치하하였으며 계속해서 스튜어드십의 롤 모델 역할을 해 줄 것'을 당부하였다.  보고서 제출율 100% 지구 보기.

또한, 4월 회합에서 관리위원회는 처음으로 2회 연속 70% 미만의 보고서 제출율을 기록한 지구들에 대해서는 '인도주의 보조금 프로그램 참여 일시 중지' 조치를 1회 유보하기로 결정하고, 대신 3회 연속 70% 미만을 기록한 지구들에 대해서만 일시 중지 조치를 취하기로 결정하였다. 이에 따라 2008년 6월 1일 자로, 제3160, 3260, 4390 그리고 5750 지구는 지구 및 클럽의 보고서 제출율이 최소한 90%에 이를 때까지 그리고 지구가 스폰서하는 모든 프로젝트에 대한 보고서가 완전히 제출될 때까지 재단 인도주의 보조금 프로그램에 참여할 수 없게 되었다.

프로젝트 보고서 제출율 분석 보고에 대한 상세한 내용은 자주 물어오는 질문(FAQ) - 전세계 보고서 분석 및 중지 조치 를 참조한다.